Se você já tentou imprimir ou digitalizar uma nota fiscal e ficou perdido, não está sozinho. Muitas empresas – e até autônomos – têm dúvidas sobre o que pode ou não ser feito. Aqui eu explico de forma simples como emitir, guardar e usar suas notas sem dor de cabeça.
Primeiro passo: escolher o tipo certo – NF-e (eletrônica), NFC-e (para varejo) ou NFS-e (serviços). Cada uma tem regras diferentes, mas a base é a mesma. Você precisa de um certificado digital, acessar o portal da sua secretaria da fazenda e preencher os campos com informações reais: CNPJ, descrição do produto, quantidade, valor unitário e alíquota do imposto.
Não tem certeza sobre a alíquota? Use a tabela do Simples Nacional ou consulte um contador. Erros na alíquota são as principais causas de multas. Lembre‑se de conferir duas vezes o CFOP – o código que indica a operação – porque ele determina se a venda é interna, interestadual ou exportação.
Depois de emitir, o próximo desafio é guardar. A lei exige que as notas fiscais eletrônicas sejam armazenadas por, no mínimo, cinco anos. Você pode usar um armazenamento em nuvem certificado ou um servidor próprio. O importante é garantir a integridade do arquivo – nada de mudar datas ou valores depois.
Crie pastas por ano e por mês, e use um nome padrão como NF-YYYYMMDD-001.xml. Assim, quando precisar localizar uma nota para auditoria ou para recuperar um comprovante de compra, tudo aparece rapidamente.
Outra dica prática: mantenha um backup offline, como um HD externo, guardado em um local seguro. Se acontecer um ataque cibernético, você ainda terá acesso às informações.
Se a nota vier sem o número da série ou sem a assinatura digital, ela pode ser considerada inválida. Isso ocorre bastante com notas emitidas por sistemas de baixa qualidade. Prefira softwares reconhecidos pela SEFAZ e que atualizem automaticamente as regras fiscais.
Além disso, cuidado com as notas canceladas. Se você cancelar uma NF‑e, o cancelamento deve ser registrado dentro do prazo legal (geralmente 24 horas). Caso contrário, a nota pode ficar em aberto e gerar divergência no seu livro fiscal.
Por fim, se sua empresa vende para outros estados, atente‑se ao ICMS. Cada estado tem sua própria tabela e regras de substituição tributária. Ignorar isso pode virar um cálculo de imposto errado e, claro, multa.
1. Invista num bom contador ou em um serviço de contabilidade online. Eles evitam erros críticos.
2. Use aplicativos que enviam a nota por e‑mail automaticamente ao cliente – isso melhora o relacionamento e reduz reclamações.
3. Revise periodicamente seu fluxo de emissão. Pequenas mudanças no cadastro de produtos podem afetar toda a operação.
Seguindo esses passos, você vai emitir notas fiscais com confiança, manter tudo organizado e ainda evitar multas desnecessárias. Agora que o papo foi esclarecido, que tal colocar a mão na massa e conferir se suas próximas notas estão nos conformes?
A partir de 2 de setembro, os Microempreendedores Individuais (MEIs) serão obrigados a incluir o Certificado de Regularidade do Trabalho (CRT 4) na emissão de notas fiscais. Essa mudança visa padronizar o processo e garantir a transparência nas operações fiscais dos MEIs. Além disso, assegura que estejam em dia com suas obrigações trabalhistas.